延續Podcast訪談，我們請Ruby分享一方生活數位轉型的心得。團隊如何透過JGB系統的數位化轉型，建立順暢的團隊溝通流程。

一方生活成功地以「一方生活，相信每個人都能擁有自己的一方天地」的品牌slogan在北漂年輕人的共居社群中打出知名度。創辦人Ruby 秉持著過去做電商、快時尚學到的經驗，迅速地拆解包租代管的流程，讓每個步驟都可以流程化，迅速地提供包租代管一條龍式的服務。

當初是什麼契機讓公司想開始用房管系統軟體來管理？

Ruby：我認為系統化是做出數據驅動決策的第一步，當資料累積到一定程度時，我們讓數據來說話，打破傳統實體經營管理的盲點。因此，系統不僅僅是一個工具，更是建立有效工作流程和習慣的基礎。

因為有了電商的經驗，我知道數據的保存和分析的重要性，這不僅適用於電商，同樣也適用於房產管理。隨著物業數量的增加，我們需要透過數據分析來追蹤消費者行為和意圖，提高內部溝通和訊息同步的效率，數據不僅可以幫助溝通，而且隨著時間的累積，它的價值會遠超過單純的記帳管理。

除了JGB的房管系統，有跟其他的系統比較過嗎？

在選擇系統的過程中，我覺得有三個關鍵的因素。

1. 系統開發商對我們公司所在產業的熟悉程度非常重要
2. 系統的彈性也是關鍵，開發商必須願意不斷改進和開放新功能
3. 系統的完整性也是一個重要考量

目前已導入物件跟合約管理，是否有感覺流程有明顯的優化？

導入系統前：

Ruby：最初的過渡期相當混亂，尤其是在會計方面，原先的手動計算方式效率低下，也常常在帳務上出現錯誤。

導入系統後：

Ruby：我們確實感受到流程的明顯優化，經過短暫的陣痛期後，我們現在已經將出納、會計和合約管理工作分開，由不同的團隊成員負責。

我覺得系統的導入使得原本散落在車上、包包和公司的合約資料，轉變為一站式的雲端檔案管理，這不僅提高了工作效率，還實現了專業分工，讓我們的業務流程能夠被複製和規模化。

在轉換使用系統期間，有沒有受到不習慣同仁的反應與疑慮？

Ruby：我會想辦法說服員工，盡可能讓員工了解利用系統分析數據的重要性。

員工目前不會抱怨，但不希望自己在瞎忙，所以我會想辦法說服員工，告訴他們使用系統可以產生甚麼效益，真正給他們有價值的東西，比如說，在房間的規劃，我們會利用編碼規則，靠近客廳的是A房，主臥房是B房， 不僅協助員工快速了解房型，我們還可以進一步分析各房型的退租率等，盡可能讓員工了解利用系統分析數據的重要性。

以上就是Ruby及一方生活團隊使用JGB租屋管理系統幾個月來的體驗感受，很高興聽到JGB能幫助客戶建立順暢的團隊溝通流程，更高效率的管房！

你也對能讓租屋管理流程更加簡單、方便、快速的方法感興趣嗎？快填寫下方表單，讓JGB也協助你用科技聰明數位轉型，將管房變成一件輕鬆事！