JGB租房管理系統使用心得|一方生活
JGB租房管理系統使用心得|一方生活
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延續Podcast訪談,我們請Ruby分享一方生活數位轉型的心得。團隊如何透過JGB系統的數位化轉型,建立順暢的團隊溝通流程。

一方生活成功地以「一方生活,相信每個人都能擁有自己的一方天地」的品牌slogan在北漂年輕人的共居社群中打出知名度。創辦人Ruby 秉持著過去做電商、快時尚學到的經驗,迅速地拆解包租代管的流程,讓每個步驟都可以流程化,迅速地提供包租代管一條龍式的服務。

當初是什麼契機讓公司想開始用房管系統軟體來管理?

Ruby:我認為系統化是做出數據驅動決策的第一步,當資料累積到一定程度時,我們讓數據來說話,打破傳統實體經營管理的盲點。因此,系統不僅僅是一個工具,更是建立有效工作流程和習慣的基礎。

因為有了電商的經驗,我知道數據的保存和分析的重要性,這不僅適用於電商,同樣也適用於房產管理。隨著物業數量的增加,我們需要透過數據分析來追蹤消費者行為和意圖,提高內部溝通和訊息同步的效率,數據不僅可以幫助溝通,而且隨著時間的累積,它的價值會遠超過單純的記帳管理。

除了JGB的房管系統,有跟其他的系統比較過嗎?

在選擇系統的過程中,我覺得有三個關鍵的因素。

  1. 系統開發商對我們公司所在產業的熟悉程度非常重要
  2. 系統的彈性也是關鍵,開發商必須願意不斷改進和開放新功能
  3. 系統的完整性也是一個重要考量

目前已導入物件跟合約管理,是否有感覺流程有明顯的優化?

導入系統前:

Ruby:最初的過渡期相當混亂,尤其是在會計方面,原先的手動計算方式效率低下,也常常在帳務上出現錯誤。

導入系統後:

Ruby:我們確實感受到流程的明顯優化,經過短暫的陣痛期後,我們現在已經將出納、會計和合約管理工作分開,由不同的團隊成員負責。

我覺得系統的導入使得原本散落在車上、包包和公司的合約資料,轉變為一站式的雲端檔案管理,這不僅提高了工作效率,還實現了專業分工,讓我們的業務流程能夠被複製和規模化。

在轉換使用系統期間,有沒有受到不習慣同仁的反應與疑慮?

Ruby:我會想辦法說服員工,盡可能讓員工了解利用系統分析數據的重要性。

員工目前不會抱怨,但不希望自己在瞎忙,所以我會想辦法說服員工,告訴他們使用系統可以產生甚麼效益,真正給他們有價值的東西,比如說,在房間的規劃,我們會利用編碼規則,靠近客廳的是A房,主臥房是B房, 不僅協助員工快速了解房型,我們還可以進一步分析各房型的退租率等,盡可能讓員工了解利用系統分析數據的重要性。

以上就是Ruby及一方生活團隊使用JGB租屋管理系統幾個月來的體驗感受,很高興聽到JGB能幫助客戶建立順暢的團隊溝通流程,更高效率的管房!

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