JGB租房管理系統使用心得|9floor 玖樓
JGB租房管理系統使用心得|9floor 玖樓
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延續Podcast訪談,我們請信榮分享玖樓數位轉型的心得。團隊如何透過JGB系統的數位化轉型,優化管理物件的流程,帶來人力上的彈性,為品牌創造更多價值。

9floor 玖樓 :「房子是租來的,生活不是。」玖樓成立於 2015 年,相信人們不只在都市工作創業、上學實習,更應該「住」進一個社群,因著室友的共同生活互動,共享空間、知識、經驗與快樂。

當初為什麼會從紙本改為使用房管軟體來管理?

信榮:智慧化或數位化是必經之路,只是你什麼時候要導入的問題而已

過去我們一直都是分散式的紙本合約,不用訂房系統是因為物件的量太少,我們覺得沒有必要花這個成本,但是現在光萬隆這一棟就有 80 戶要管理,這時假如有智能對帳系統就會很方便,我們就不用再過會計。

會想轉用系統是因為量體變多了,希望在控管上更方便,因為每天都有人簽約、看房、點交,這時候需要有一個人專門打資料、歸檔,這是非常沒有意義的動作。

那當初從紙本轉到房管軟體有什麼使用上的麻煩嗎 ?

其實還好,金箍棒的系統很方便,因為物件建好之後,合約都是公版的,所以就像是填鴨的感覺只要把檔案、資料填上去就好,相對來說沒有到很困難,我覺得會有困難的人,可能是不熟悉線上作業系統的人,但如果 30、40 歲左右有在用線上雲端系統的,應該都會蠻上手的。

金箍棒系統中最常使用的功能?

帳務自動化

信榮:最常使用的是帳務自動化的功能,終於不用再去過會計了,過去管理的房型比較少,都是人工在對帳,但現在像這邊管理 80 個房型,帳務自動化就很重要。最常用的功能就是自動發帳單的功能,一次管理 80 戶真的很方便。

線上合約管理

信榮:電子合約讓我們不用花時間key in 與掃描合約,在客戶服務旅程上,走紙本的話,有些公司看完房還要約時間來現場簽約,他們簽完約現場還要送回總公司用印,但其實雙方用印的時間點是很早就決定了;他們審查完租戶資料後,那時就可以簽合約了,但是可能因為要再約時間碰面,又要延一到兩個禮拜才簽約完成,時間拖很長。但線上電子加密系統的幫助非常多,只要雙方合意不管你人在哪裡,看完合約就可以簽約。

使用金箍棒的系統,簽約、點交都會自動化,隨時隨地雙方都可以簽約,也不用一個人在那邊等著打資料,這其實就是轉換系統的最大考量,我們真的很喜歡智能對帳系統、線上簽約的功能,幫我們節省了大量的時間。

系統上還有什麼令你印象深刻的嗎?

信榮:720°環景 VR 很有趣,玖樓的官方LINE 就有使用,如房客在約看房之前想了解房間構造的話,可以上去看720°景觀。像是朋友公司因為很有人氣,客人只能看樣品房,不像我們這邊有實體房可以看,朋友公司有 1600 戶還經常沒有房子可以看,20 幾層樓每戶的風景、格局都可能不太ㄧ樣,相對於平面照片 VR 是有幫助的,玖樓這邊五種房型都有上傳。

以上就是信榮及玖樓使用JGB租屋管理系統四年以來的體驗感受,很高興聽到JGB能幫助客戶在員工人數不足的情況下,有系統的去管理物件!

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